Jakiś czas temu na blogu ecology and evolution trafiłam na spis pytań pomocniczych do rozmów rocznych w Szwecji. Temat trafił w dobry moment w czasie z racji, że był to też czas podobnych rozmów i w moim instytucie. Zainteresowanym polecam wpis na blogu Michała (Feedback w Szwecji), a ja za to podzielę się z Wami swoim sposobem na takie roczne „rozliczenia”, tym razem nie przed innymi, a przed samym sobą.

Mam wrażenie, że rok to dobra ilość czasu – w sam raz, żeby faktycznie pewne zadania czy projekty zakończyć, inne rozpocząć. Niezależnie od rozmów rocznych w naszym instytucie, od pewnego momentu mojego doktoratu zaczęłam prowadzić sobie plik z roboczą nazwą „PhD Progress Report”.

Timeline

Chodziło w nim na początku o to, żeby wszystkie konkretne informacje mieć zebrane chronologicznie i w jednym miejscu. O ile nie jest to problemem jeśli chodzi o artykuły czy prezentacje konferencyjne (je zawsze da się znaleźć chociażby na RG), to trochę gorzej jest w przypadku innych aktywności w czasie tego doktoratu. W ciągu pierwszego roku nazbierało mi się nieco szkoleń czy warsztatów, w których brałam udział, i kiedy później chciałam znaleźć je wszystkie, żeby móc je wkleić np. do jakiegoś wniosku na uczelni, zajmowało mi to mniej więcej jakieś pół dnia ;) Do tego doszły pozostałe tematy organizacyjne, takie jak prowadzenie ćwiczeń czy prac studenckich (w Niemczech doktoranci są supervisorami prac inżynierskich i magisterskich), wyjazdy, kursy, projekty, w których brałam udział, i wszytkie podobne kwestie… I w któryś z takich dni dotarło do mnie, że regularne zbieranie tego wszystkiego w jeden plik naprawdę jest warte zachodu.

I tym sposobem powstał mój PhD Progress Report (robocza nazwa została do dziś ;) ), który tak ewoluował przez jakiś czas, aby po prawie roku stać się dokumentem o mniej więcej ustalonej strukturze. Na wielu uczelniach podobne raporty czy sprawozdania są obowiązkowe, u mnie na szczęście nie, więc jest on takim plikiem zdecydowanie bardziej dla mnie, niż do prezentowania go komukolwiek (chociaż na rozmowach rocznych się przydaje).

ReportConcept

Jak to ugryźć?

Strukturę takiego pliku musisz dopasować do siebie i tego, czym się zajmujesz. Dla przykładu podrzucam mój pomysł, ale raczej do potraktowania jako punkt wyjścia niż coś, co sprawdzi się w każdym przypadku.

Jak wygląda na dzisiaj struktura mojego reportu?

  1. Topic – dokładny temat mojej pracy jeszcze się klaruje, pod tym punktem umieszczam prosty szkic kilku tematów, nad którymi pracuje, ich połączeń i nad czym chcę się skupić najbardziej. Czyli na początek taki krótki punkt z rozkminami. Tym z Was, którzy temat już mają skonkretyzowany, pójdzie szybciej ;)
  2. Research projects – w instytucie mamy system numerowania kolejnych projektów, pod tym punktem zaznaczam przy których projektach pracowałam w danym roku i co w którym było moim zakresem pracy
  3. Research proposals & financing – tutaj trafiają wszelkie wnioski o finansowanie, które składałam – te, z którymi się udało, i te, które zostały odrzucone. Wklejam krótkie dane: gdzie był składany wniosek, na jaką kwotę, jak został sklasyfikowany w przypadku pozytywnej odpowiedzi, ew. dlaczego odrzucony. Tutaj trafiają też ewentualnie te wnioski, nad którymi dopiero pracuję, razem z ich deadlinem.
  4. Cooperations – punkt na wszystkie członkowstwa w ogranizacjach, grupach, zespołach (czasem przyda się wiedzieć od kiedy się gdzieś działa), na wymienienie nawiązanych współpracy z innymi instytutami lub uczelniami (przy wspólnych projektach lub innych inicjatywach), ale też po prostu osób, które poznałam na jakichś spotkaniach czy konferencjach, i na końcu też przedstawicieli firm i ich supportów, do których wiem, że warto zostawić namiar.
  5. Papers & Conferences – tutaj bez długiego tłumaczenia, wszystko w porządku chronologicznym
  6. Courses & Trainings – spis szkoleń i kursów z datami, organizatorami i prowadzącymi. Wrzucam tutaj na razie wszytsko, od kursów językowych, przez umiejętności miękkie, po branżowe/naukowe
  7. Teaching – kursy, w których prowadzę ćwiczenia i tematy prac, które piszą moi studenci, razem z ich nazwiskami
  8. Own work – miejsce na wszystkie pozostałe info, z jednej strony to, co z mojego punktu widzenia jest ważne: gotowe state-of-the-arty w wybranych tematach, programy komputerowe, ale też mniejsze inicjatywy w instytucie, również te organizacyjne czy administracyjne

i osobna, ostatnia strona z punktem 9 – plany na kolejny rok: research ideas, proposals, publications etc. Trochę ogólników i nieco więcej konkretów ze wstępnymi deadline’ami.

Jak nie zrobić dzieła sztuki?

Takie raporty są świetnym pretekstem, żeby spędzić mnóstwo czasu tworząc ich layout i pracując nad genialnym graficznym przedstawieniem całej działalności… Ale, jeśli ich celem jest bycie czymś przydatnym i funkcjonalnym, zdecydowanie lepiej jeśli będą tylko – albo aż? – prostym dokumentem o określonej strukturze. W końcu chodzi o to, żeby szybko je uzupełniać i rozwijać, i łatwo wyciągać z nich potrzebne gdzieś indziej dane, nie?

Progress Reports – i co z tego?

Co dają takie raporty? Trzy rzeczy:

  • informacje zebrane w jednym miejscu, przygotowane do innych potrzeb
  • taki ogólny przegląd tego, co udało się zrealizować w danym roku i powód do zastanowienia, na ile mi się to podoba: jaki typ działalności przeważa w zestawieniu, a jaki jest dla mnie teoretycznie najważniejszy?
  • i w końcu możliwość krótkiego zaplanowania priorytetów i deadlinów na kolejny rok, właśnie w ujęciu rocznym – czyli dat sięgających dalej niż najbliższy miesiąc czy dwa.

Dam znać za rok jak pomysł sprawdza się u mnie ;)

  • Marcin

    I jak się sprawdził? :)

    • Marcin, Twój komentarz mi trafił do moderacji i dopiero teraz go odczytałam, przepraszam!:) Forma sprawdziła się dobrze, tylko interwały czasowe zupełnie nie te – na początku podsumowanie 1 x na rok było OK, z czasem przeszłam na kwartalne, i te co 3 miesiące mi zdecydowanie lepiej teraz służą.