nozbe

Nozbe w pracy naukowej

Nie wyobrażam sobie pracy bez mojego notatnika, do którego trafiają notatki ze spotkań, konferencji, plany, rozkminy, rysunki do badań, trackery miesięcy itp. Czyli, w skrócie, wszystko :) Na początku to w notatniku prowadziłam to-do listy z zadaniami na poszczególne tygodnie i dni.

Sprawdzało się to u mnie średnio – taką listę trzeba otworzyć, sama o sobie nie przypomni ;) Poza tym łatwo tworzy się je na bieżący czas, ale co z tymi zadaniami, które są ważne, ale niekoniecznie pilne? Czyli nie muszą się znaleźć na liście na dany tydzień (bo np. nie mają deadlinu), ale chciałabym nad nimi popracować jak znajdę chwilę. I wtedy trafiłam na Nozbe.

Ściągnęłam wersję darmową do przetestowania przez 30 dni, przejrzałam cykl video, w których pokazują zasady działania programu i całą metodologię GTD (getting things done), i tak się zaczęło. W wersję pro zainwestowałam praktycznie od razu po tym testowym miesiącu – ograniczenie do 5 projektów w tej free jest niestety dla mnie za ostre, nie mam szans sensownie zmieścić się w takiej liczbie. I tak od lipca korzystam z Nozbe już w pełnej wersji – do ogarniania wszystkich inicjatyw, w których działam, no i w dużej części też doktoratu/pracy na uczelni. Jak macie ochotę, pokażę wam jak to u mnie wygląda!

Kilka źródeł o aplikacji

Nie będę w tym wpisie wgryzać się w szczegóły działania samej aplikacji – masę dobrych i obszernych materiałów znajdziecie w sieci, mogę polecić wam, oprócz oficjalnej strony Nozbe też obszerny wpis Dominika Juszczyka na Near Perfect Performance. Nozbe wymieniała też Ola – Pani Swojego Czasu w zestawieniu swoich narzędzi, a Michał Szafrański nagrał ciekawy podcast z twórcą aplikacji, Michałem Śliwińskim – jeśli chcecie dowiedzieć się trochę więcej o kulisach Nozbe. To tyle wstępu, czas – start! :)

Projekty

W Nozbe wszystko kręci się wokół projektów – czyli rzeczy, które musimy wykonać i które da się zakończyć, ale które równocześnie nie są pojedynczym zadaniem. W każdym z projektów można mieć dowolną liczbę zadań. Poeksperymentowałam trochę, ale na końcu u mnie najlepiej sprawdził się taki podział (projekty zielone są związane z uczelnią i to o nich opowiem):

  1. SCI Self-development – tutaj trafia wszystko, czego chcę się nauczyć: webinary czy wykłady do obejrzenia, kursy, które chcę przerobić, metody, których nie znam a powinnam ;) ale też rzeczy szeroko związane z rozwojem, np. szacowany termin ogłoszenia o jakimś konkursie czy stypendium, którego nie chcę przegapić, a o którym na razie nic nie wiadomo (do tej pory właśnie ze znalezieniem miejsca na zapisywanie takich rzeczy było najgorzej, bo to ani deadlinu nie ma ani nic konkretnego – tylko np. informację o zeszłorocznej edycji).
  2. Writing – tutaj trochę pomogę sobię screenami, żeby pokazać wam jak wykorzystuję Nozbe.

    • widok projektu Writing:

    nozbe

    • opcja podpinania plików z dysku, google drive czy notatek z Evernote:

    Nozbe - google drive

    • subtaski przy pisaniu artykułu – jeśli nie powstaje „na raz”, a u mnie tak rzadko bywa, to przynajmniej po napisaniu mniejszej części mogę sobie odkliknąć „done” i przez chwilę poczuć się jak zwycięzca ;):

    Nozbe subtaski

    • deadlines – zgłoszenia abstraktów czy odesłania paperu po recenzji

    • No i dwa stałe punkty: ideas, czyli luźne pomysły na artykuły, co do których jest za wcześnie żeby tworzyć im własne zadanie, i lista always check out, czyli zestaw moich najczęstszych błędów w artykułach – zarówno tych technicznych, jak i językowych. Czyli takie „na co muszę rzucić okiem przed kliknięciem submit” ;)

  3. Ogólne – wszystkie tematy administracyjne itp związane z instytutem plus rzeczy nieprzypisane do żadnych projektów. Jeśli robi się bałagan, to właśnie tu ;)

  4. Projekty nad którymi pracuję – tutaj trafiają konkretne zadania związane z moimi projektami badawczymi:

    Nozbe - projekty

    Opcje, z których tutaj korzystam najbardziej, to oznaczenie kategorii – co wymaga ode mnie np. napisania maila czy wykonania telefonów (mogę wtedy posortować widok zadań tak, żeby wyświetlić tylko zadania wymagające zadzwonienia gdzieś i zrobić je za jednym zamachem). Przydaje się też oznaczanie krótkich zadań (u mnie to czas wykonania „15 min” – jeśli kończę coś innego np. 15 minut przed przerwą obiadową i nie chcę zaczynać kolejnego tematu, to sortuję zadania w Nozbe wg tego widoku i odhaczam jedno z tych, które na pewno zdążę w tym czasie wykonać).

  5. Dydaktyka – tutaj trafia wszystko, co związane z prowadzonymi ćwiczeniami czy pracami studentów

  6. Sci Career & Cooperations – wszystkie zadania związane z działanością w grupach, committees itp + spis wolnych, mniej i bardziej realnych rozkmin na przyszłość.

Sposób pracy

No właśnie, opis projektów to jedno, ale jak działam w Nozbe na co dzień? Chcę się podzielić z wami sposobem, który dla mnie sprawdza się na razie najbardziej.

  • Priorytety Po przyjściu na uczelnię odpalam Nozbe i widok priorytetów – tutaj codziennie, automatycznie trafiają zadania z datą wykonania ustaloną na dziś. Sortuję je i od nich staram się zaczynać dzień, zazwyczaj nie mam ich wiele, bo i większej części zadań nie przypisuję terminów.

  • Widok projektu Jak odkliknę sobie wszystko, co było pilne na dany dzień, zazwyczaj przełączam się do widoku danego projektu – w zależności od tego, nad czym chcę w danym dniu pracować. Od początku roku testuję system dzielenia tygodnia na dni tematyczne – poniedziałki i środy są na badania i pracę nad projektami, wtorki i czwartki to spotkania z moimi studentami i inne terminy oraz tematy administracyjne + zarządzanie projektami, za to piątki są w miarę możliwości całkowicie przeznaczone na pisanie. W taki sposób np. w poniedziałek odpalam widok jednego z projektów, nad którymi pracuję, daję sobie chwilę na przejrzenie listy i określenie zadań na dziś, po czym startuję.

  • Skrzynka spraw / Inbox
    Jeśli w międzyczasie przypomni mi się, że miałam zrobić jeszcze coś innego, wrzucam to szybko do „skrzynki spraw” w Nozbe. Skrzynka spraw to osobne miejsce, gdzie trafiają wszystkie sprawy do załatwienia, które dopiero na koniec dnia przypiszę do projektów czy określę ich parametry. To jest w ogóle podstawa metodologii GTD – nie trzymać spraw w głowie, nie zapamiętywać, tylko od razu zapisywać je w wiarygodnym miejscu. W ten sposób ani nie zginą, ani nie będą wciąż zabierać naszej uwagi.

  • Widok kategorii
    Od czasu do czasu korzystam też z sortowania widoku po kategorii – wyświetlam sobie zadania, które mogę wykonać w mniej niż 15 minut, albo zadania, które wymagają zadzwonienia gdzieś i dzwonię hurtem po kolei.

  • Zakończenie dnia Na koniec dnia pracy staram się zrobić coś, co Cal Newport w Deep Worku nazywał „rytuałem zamknięcia” – czyli takim sposobem skończenia pracy, żeby nie myśleć o niej w ogóle później. Jak?

    Włączam skrzynkę spraw i sortuję sprawy nazbierane w ciągu dnia – przenoszę do projektów, przypisuję deadliny, bardzo krótkie zadania wykonuję od razu jeśli mam jeszcze czas. Potem przeglądam jeszcze projekt czy projekty, nad którymi pracowałam danego dnia i zastanawiam się chwilę czy nie przybyło coś, co warto zapisać. Do tego w miarę możliwości inbox zero w mailu uczelnianym, i zamykam komputer.

    I wiecie co? To działa! Nie zastanawiam się nad tym, co mam do zrobienia jutro, bo wiem, że Nozbe mnie rano o tym poinformuje, nie myślę, czy czegoś zapomniałam, bo wszystko co wpadało do głowy trafiło do skrzynki spraw. W życiu bym nie pomyślała, że to takie proste, a tak się sprawdza :)

Nozbe
Source: Nozbe

3 powody, dla których to właśnie Nozbe

Wiem, że Nozbe nie jest jedynym softem o tego typu możliwościach. Jest przecież Basecamp, Asana, Trello, Wunderlisty i ogrom innych, z których nie wszystkie testowałam. W takim razie dlaczego Nozbe?

  1. Spójność – appka na macu wygląda tak samo, jak na iphonie i ipadzie, i identycznie jak wersja web z której korzystam w pracy – ja to naprawdę doceniam! Nie zdarza mi się szukać jakiejś funkcji na jednej platformie, bo na wszystkich jest tak samo. Niby banał, ale widzę różnicę np. między podejściem Nozbe a Evernotem, który wszędzie się jakoś różni ;)

  2. Integracja – zadania z deadlinami od razu trafiają do mojego kalendarza, konto Nozbe mam zsynchronizowane z Google Drivem i Evernotem, i to wszystko razem po prostu działa.

  3. Opcja wysyłania zadań mailem – forwarduje rzeczy z którejkolwiek skrzynki na mojego maila w Nozbe i wszystkie trafiają jeszcze w ten sam dzień do właściwych projektów. Bezcenne, jakoś udaje się nie przegapiać aż tylu rzeczy co dawniej… ;)

  4. No przecież pisałam, że będą trzy powody… Nozbe jest polską firmą. To też nie jest bez znaczenia :)

I jeszcze nieco ogólniej

To, co widzieliście na screenshotach to tylko część moich projektów – w sumie mam ich na teraz około 30, pozostałe związane z innymi inicjatywami – blog, Polonium Foundation i SPP (konferencja popularno-naukowa, o której pisałam ostatnio) plus masa projektów bardziej prywatnych.

Odkąd zainwestowałam w Nozbe (a trzeba przyznać, że nie jest niestety najtańszym rozwiązaniem na rynku), wiem, że moja efektywność skoczyła. Widzę to po kilku miesiącach i zastanawiam się, czy to tylko kwestia samego softu, czy też tej „inwestycji”. W końcu jest taki mechanizm, znany jako „Make Big Gestures”, który mówi że zainwestowanie w coś może sprawić, że postrzega się to coś jako ważniejsze. Moje weekly reviews od lipca naprawdę mają miejsce, a nie są tylko zalegającym w kalendarzu wyrzutem sumienia… Kto wie, ważne, że działa ;)

Jeśli jesteście ciekawi innych funkcji Nozbe, w kolejnych wpisach mogę opisać też jak i kiedy korzystam z szablonów projektów (do projektów, które w podobnym kształcie powtarzają się co jakiś czasi), jak u nas w domu działa praca z Nozbe w teamie (ahh te na bieżąco updatowane listy zakupów i załatwień ;)). Dajcie znać w komentarzach!

Na koniec informacja – uwaga, uwaga! – wszystkie linki do Nozbe na tej stronie to linki afiliacyjne (czyli jeżeli po wersji testowej kupicie wersję pro, to ja dostanę o tym wiadomość i niewielki rabat przy kolejnej fakturze). Dlaczego tak? Bo Nozbe polecam wam z czystym sercem – napisanie tego postu odciągałam już jakiś czas, żeby upewnić się, że to na pewno nie jest kolejna aplikacja, z której pokorzystam przez chwilę i zostawię. A że teraz już tę pewność mam stuprocentową, to mogę was przekonywać – spróbujcie!

Wasze narzędzia

A wy? Z czego korzystacie do tworzenia list to do i zarządzania zadaniami? Albo bez jakich aplikacji innego typu nie wyobrażacie sobie pracy? Dajcie znać w komentarzu!

sign

FacebookTwitterGoogle+Copy Link
  • Aga

    Czesc, to znowu ja! Mam jeszcze jedno pytanie – nadal uzywasz Feedly i Pocket do przegladania nowosci w artykulach? Probowalas to synchronizowac z Evernotem? Uwzgledniasz to jakos w Nozbe? Probuje sie jakos przeorganizowac i szukam ‚sciagawek’ jak robia to inni :) Szczerze przyznam, ze przegladanie nowosci troche u mnie kuleje – ciagle mi sie wydaje, ze AKURAT TERAZ nie mam na to czasu. Artykuly trzymam w Mendeley i poki co sobie chwale – wygodne cytowania, nie trzeba trzymac porzadku w folderach i nazwach plikow, dostep ze wszystkich urzadzen, a i czasami podpowie ciekawy artykul. Dziekuje z gory za odpowiedz i przesylam wiosenne pozdrowienia :)

    • Tak, z Feedly + Pocket korzystam cały czas. Jak trafię w Feedly na artykuł, którego tytuł mi się spodoba, to wystarczy jeden klik i on automatycznie trafia do Pocketa. Artykuły w Pockecie przeglądam tak średnio co dwa tygodnie, zazwyczaj w piątki, ale nie mam na to zadania w Nozbe ;) Trochę jestem już do tego przyzwyczajona, a trochę chcę zostawić sobie ten luz, że niekoniecznie musi to być arcyregularnie… Za to nawyk tak wszedł mi w krew, że nawet jak nie mam _akurat teraz_ czasu ;) to tą godzinkę-dwie-trzy w piątki (jak już tylko czuć weekend) bez wyrzutów sumienia spędzam na czytaniu. Widzę efekty tej systematyczności w moich badaniach i przez to chyba udaje mi się tego trzymać ;)

      Z Evernotem nie chciałam tego synchronizować, bo nie wszystko co zapiszę bazując na samym tytule okazuje się ciekawe – dlatego u mnie działa to aktualnie tak: Feedly -> Pocket -> szybki przegląd abstraktu, rysunków i wniosków -> jeśli artykuł przechodzi przegląd pozytywnie, trafia do folderu „to read” na google drive i automatycznie na ipad -> po przeczytaniu i zrobieniu notatek przenoszę do właściwego folderu z artykułami i indeksuję w Citavi. Jak Ty łączysz Evernote z przeglądami literatury?

      Te zalety softów do bibliografii, które wymieniłaś, są niezastąpione :D Mendeley mnie kusi od jakiegoś czasu bo ma wersje na więcej platform, a Citavi mam tylko na Windowsie, ale zwlekam cały czas z tym przeniesieniem bazy, ehh ;)

      • Aga

        Nie lacze ;) jak cos mi wpadnie w oko, to zapisuje sobie od razu w Mendeley w odpowiednim folderze. Artykuly nieprzeczytane mozna oznaczyc zielonymi kropkami – wtedy wiem, ze jeszcze do niego nie zagladalam. Czasami (niestety) zagladam dopiero, jak czegos konkretnego szukam, a czasami miesiacami kropka nie znika. Stad mysl, ze musze cos zmienic w tym temacie ;) Nie lubie miec duzo aplikacji, kazda do czegos innego, dlatego sie zastanawialam czy da sie polaczyc wszystko w jedna/dwie tak, zeby to sprawnie dzialalo.
        Zycze powodzenia z przenoszeniem bazy, takie organizacyjne sprawy sa zawsze czasochlonne (chociaz u mnie czasami bardziej czasochlonne i meczace jest myslenie, ze musze to jeszcze zrobic ;) )! Trzymaj sie!

  • Aga

    Czesc,
    dzieki za artykul. Juz ktorys raz o tym czytam i az postanowilam sobie to obejrzec z bliska. I mam pytanie, bo nie moge znalezc – gdzie mozna dodac subtaski?
    Przepraszam za brak polskich znakow, nie mam dostepu do klawiatury polskiej.
    Pozdrawiam serdecznie i dziekuje za pomysly!

    • Hej Aga, na screenie zobaczysz, że po prawej w okienku „skomentuj” masz trzy ikonki – załącznik-spinacz, listę i google drive, co nie? Ta lista to są właśnie subtaski :) Podpina się jako komentarz, także można albo dodać kilka osobnych list, albo za każdym razem jak chcesz coś dodać to edytować komentarz. Też Cię pozdrawiam i powodzenia! :)

      • Aga

        Tam to się ukryło :) Dziękuję serdecznie!