Jak uporządkować bazę artykułów?

Jak ogarnąć to, z czym prędzej czy później zmierzy się każdy, kto pisze jakiekolwiek raporty czy publikacje, o doktoracie nie mówiąc, i nie zginąć po drodze? „Zginąć” dosłownie – w gąszczu materiałów, artykułów i wszelkiej maści pdfów wypełniających każdy zakamarek twardego dysku. Zapraszam na krótką historię, jak mi udało się do tej pory opanować całą gromadzoną literaturę i jaki sposób sprawdza się teraz u mnie najlepiej.

Baza literatury

Pracowanie z większą bazą artykułów czy innych dokumentów bardzo często ostatecznie prowadzi do frustracji. Najczęściej wielokrotnych. Przerabiałam kilka opcji wychodzenia z problemu pt. mam dwieście plików o nazwach w stylu „1-s2.0-S1359836812000509-main.pdf” i potrzebuję w 2 minuty znaleźć właściwy, i niestety wcale nie tak szybko udało mi się znaleźć sposób optymalny, który przynajmniej w moim przypadku pozwala na swobodną pracę i równocześnie nie wymaga mnóstwa czasu. Zanim to się udało, przewinęło się w tym czasie kilka lepszych i gorszych programów, tabele w excelu, próby porządkowania kategorii w folderach etc, nic z tego nie działało jednak do końca tak, jak powinno.

Początkowo wszytskie pdfy umieszczałam oczywiście w folderach odpowiadających tematyce tesktów, pamiętając później rzecz jasna, że plik o nazwie „0324.pdf” to artykuł z najnowszej konferencji. Taa… Nigdy nie mogłam przekonać się do nazywania plików od razu odpowiednio, czy to wg tytułu, autora czy jakiegoś innego systemu. Sprawdzało się to do momentu, w którym nagle znajdowałam coś bardzo interesującego i takiego, co koniecznie musiałam zapisać od razu. I tak po pewnym czasie wszystko wracało do stanu pierwotnego chaosu.

Później, mniej więcej równocześnie ze świetną praktyką przyporządkowywania plików do odpowiednich kategorii, przyszła kolej na artykuły porządkowane w tabeli excela, z wszytskimi danymi dotyczącymi artykułu i kategoriami do wyboru z rozwijanych list w excelu. Sam plik miał nazwę zaczynającą się od numeru wiersza tabeli, tak, żeby łatwo było go znaleźć, no i wszystkie pdfy w końcu trafiły do jednego folderu. Dopóki nie potrzebowałam tworzyć bibliografii większych niż kilka pozycji, metoda sprawdzała się całkiem przyzwoicie i nie wymagała instalowania kolejnych softów. CTRL+F pozwalał szybko znajdować pliki w bazie w excelu.

Z czasem znalazłam program ReadCube i możliwość wczytywania danych artykułu przez program. Sprawdzał się dobrze, podbił mnie możliwością tworzenia różnokolorowych podkreśleń w samym tekście, zapisywaniem notatek i fragmentów, bajka. Problem powstał w momencie, gdy baza rozrastała się, a sam program przestał dawać sobie z nią radę. No i te cytowania, które i tak trzeba było wklejać ręcznie…

Citavi

I mniej więcej w tym momencie, po krótkiej zabawie z online’owym Mendeleyem pojawiło się szwajcarskie Citavi. Zaczęłam korzystać z niego trochę ze względu na to, że przez uczelnię mam dostęp do wersji z nieograniczoną ilością rekordów (wersja darmowa ma limit 100 plików, chociaż jest to zdecydowanie wystarczająca liczba, żeby wypróbować program i wyrobić sobie opinię), a po pewnym czasie złapałam się na zastanawianiu jak wcześniej udało mi się napisać jakikolwiek tekst bez tego programu?.

W Citavi wszystkie artykuły uporządkowane mam w kilkunastu kategoriach i podkategoriach, bez problemu przypisuję jeden artykuł do kilku z nich, dodatkowo z nowszych plików, takich, w których program może odczytać metadane, Citavi automatycznie importuje wszystkie informacje o publikacji, ewentualnie ściągają się one z przeszukiwanych baz po wpisaniu DOI artykułu lub ISBN książki. Wszystkie pdfy mam podpięte pod bazę Citavi, czyli otwieram je bezpośrednio z programu nie przejmując się tym, gdzie się znajdują i jak nazywają (chociaż przy okazji udało mi się w końcu wyrobić nawyk zapisywania ich w porządny sposób). Ponieważ korzystam ze ścieżki pośredniej, mogę całą bazę przenieść na dowolny komputer czy dysk i o ile zachowam strukturę katalogów i plików pdf, wszystkie odnośniki będą dalej działały. W Citavi mam też wreszcie sposób na zaznaczenie czy dany artykuł mam tylko w wersji pdf, czy również wydrukowany – osobna grupa (w odróżnieniu od kategorii) pozwala szybko podejrzeć czy znajdę tekst w segregatorach na półce, czy muszę go dopiero wydrukować. A wszystkie drukowane pliki staram się za to przechowywać w kolejności alfabetycznej.

Co więcej, Citavi pozwala na grupowe bazy publikacji – praktyczne zwłaszcza gdy nad tekstem pracuje więcej osób. Połączenie z MS Wordem działa jak na razie bez zarzutów i pozwala na szybkie wstawianie cytowań, wybór stylów cytowania jest zdecydowanie wystarczający, a dodatkowo można w prosty sposób edytować wybrane style i dostosowywać je do swoich potrzeb. Ewentualy eksport całości lub części bazy do pliku .bibtex i LaTeXa też już przerabiałam – zupełnie bezproblemowo.

Jedyne, do czego jeszcze nie mogę się przekonać i przywyknąć to miejsce na cytaty i komentarze. Istniejący w Citavi podział na osobne wstawianie komentarzy tekstowych a osobne grafik jakoś się u mnie nie sprawdza, chociaż wydaje się, że byłoby to dobre miejsce na krótkie podsumowania artykułów, które u mnie są jednym ze stałych elementów przygotowywania doktoratu. Ale post o tym jeszcze się pojawi. Kolejny minus, w moim przypadku, to dostępność Citavi tylko w wersji dla Windows. Mam nadzieję, że taka dla OS X też powstanie :)

Ciekawa jestem czy ktoś z Was ma porównanie Citavi z innymi programami do zarządzania bibliografią albo swoje sprawdzone sposoby na porządek w literaturze?