Jak ogarnąć to, z czym prędzej czy później zmierzy się każdy, kto pisze jakiekolwiek raporty czy publikacje, o doktoracie nie mówiąc, i nie zginąć po drodze? „Zginąć” dosłownie – w gąszczu materiałów, artykułów i wszelkiej maści pdfów wypełniających każdy zakamarek twardego dysku. Zapraszam na krótką historię, jak mi udało się do tej pory opanować całą gromadzoną literaturę i jaki sposób sprawdza się teraz u mnie najlepiej.

Baza literatury

Pracowanie z większą bazą artykułów czy innych dokumentów bardzo często ostatecznie prowadzi do frustracji. Najczęściej wielokrotnych. Przerabiałam kilka opcji wychodzenia z problemu pt. mam dwieście plików o nazwach w stylu „1-s2.0-S1359836812000509-main.pdf” i potrzebuję w 2 minuty znaleźć właściwy, i niestety wcale nie tak szybko udało mi się znaleźć sposób optymalny, który przynajmniej w moim przypadku pozwala na swobodną pracę i równocześnie nie wymaga mnóstwa czasu. Zanim to się udało, przewinęło się w tym czasie kilka lepszych i gorszych programów, tabele w excelu, próby porządkowania kategorii w folderach etc, nic z tego nie działało jednak do końca tak, jak powinno.

Początkowo wszytskie pdfy umieszczałam oczywiście w folderach odpowiadających tematyce tesktów, pamiętając później rzecz jasna, że plik o nazwie „0324.pdf” to artykuł z najnowszej konferencji. Taa… Nigdy nie mogłam przekonać się do nazywania plików od razu odpowiednio, czy to wg tytułu, autora czy jakiegoś innego systemu. Sprawdzało się to do momentu, w którym nagle znajdowałam coś bardzo interesującego i takiego, co koniecznie musiałam zapisać od razu. I tak po pewnym czasie wszystko wracało do stanu pierwotnego chaosu.

Później, mniej więcej równocześnie ze świetną praktyką przyporządkowywania plików do odpowiednich kategorii, przyszła kolej na artykuły porządkowane w tabeli excela, z wszytskimi danymi dotyczącymi artykułu i kategoriami do wyboru z rozwijanych list w excelu. Sam plik miał nazwę zaczynającą się od numeru wiersza tabeli, tak, żeby łatwo było go znaleźć, no i wszystkie pdfy w końcu trafiły do jednego folderu. Dopóki nie potrzebowałam tworzyć bibliografii większych niż kilka pozycji, metoda sprawdzała się całkiem przyzwoicie i nie wymagała instalowania kolejnych softów. CTRL+F pozwalał szybko znajdować pliki w bazie w excelu.

Z czasem znalazłam program ReadCube i możliwość wczytywania danych artykułu przez program. Sprawdzał się dobrze, podbił mnie możliwością tworzenia różnokolorowych podkreśleń w samym tekście, zapisywaniem notatek i fragmentów, bajka. Problem powstał w momencie, gdy baza rozrastała się, a sam program przestał dawać sobie z nią radę. No i te cytowania, które i tak trzeba było wklejać ręcznie…

Citavi

I mniej więcej w tym momencie, po krótkiej zabawie z online’owym Mendeleyem pojawiło się szwajcarskie Citavi. Zaczęłam korzystać z niego trochę ze względu na to, że przez uczelnię mam dostęp do wersji z nieograniczoną ilością rekordów (wersja darmowa ma limit 100 plików, chociaż jest to zdecydowanie wystarczająca liczba, żeby wypróbować program i wyrobić sobie opinię), a po pewnym czasie złapałam się na zastanawianiu jak wcześniej udało mi się napisać jakikolwiek tekst bez tego programu?.

W Citavi wszystkie artykuły uporządkowane mam w kilkunastu kategoriach i podkategoriach, bez problemu przypisuję jeden artykuł do kilku z nich, dodatkowo z nowszych plików, takich, w których program może odczytać metadane, Citavi automatycznie importuje wszystkie informacje o publikacji, ewentualnie ściągają się one z przeszukiwanych baz po wpisaniu DOI artykułu lub ISBN książki. Wszystkie pdfy mam podpięte pod bazę Citavi, czyli otwieram je bezpośrednio z programu nie przejmując się tym, gdzie się znajdują i jak nazywają (chociaż przy okazji udało mi się w końcu wyrobić nawyk zapisywania ich w porządny sposób). Ponieważ korzystam ze ścieżki pośredniej, mogę całą bazę przenieść na dowolny komputer czy dysk i o ile zachowam strukturę katalogów i plików pdf, wszystkie odnośniki będą dalej działały. W Citavi mam też wreszcie sposób na zaznaczenie czy dany artykuł mam tylko w wersji pdf, czy również wydrukowany – osobna grupa (w odróżnieniu od kategorii) pozwala szybko podejrzeć czy znajdę tekst w segregatorach na półce, czy muszę go dopiero wydrukować. A wszystkie drukowane pliki staram się za to przechowywać w kolejności alfabetycznej.

Co więcej, Citavi pozwala na grupowe bazy publikacji – praktyczne zwłaszcza gdy nad tekstem pracuje więcej osób. Połączenie z MS Wordem działa jak na razie bez zarzutów i pozwala na szybkie wstawianie cytowań, wybór stylów cytowania jest zdecydowanie wystarczający, a dodatkowo można w prosty sposób edytować wybrane style i dostosowywać je do swoich potrzeb. Ewentualy eksport całości lub części bazy do pliku .bibtex i LaTeXa też już przerabiałam – zupełnie bezproblemowo.

Jedyne, do czego jeszcze nie mogę się przekonać i przywyknąć to miejsce na cytaty i komentarze. Istniejący w Citavi podział na osobne wstawianie komentarzy tekstowych a osobne grafik jakoś się u mnie nie sprawdza, chociaż wydaje się, że byłoby to dobre miejsce na krótkie podsumowania artykułów, które u mnie są jednym ze stałych elementów przygotowywania doktoratu. Ale post o tym jeszcze się pojawi. Kolejny minus, w moim przypadku, to dostępność Citavi tylko w wersji dla Windows. Mam nadzieję, że taka dla OS X też powstanie :)

Ciekawa jestem czy ktoś z Was ma porównanie Citavi z innymi programami do zarządzania bibliografią albo swoje sprawdzone sposoby na porządek w literaturze?

  • Z racji mojej profesji zawodowej zdarza mi się pracować na dużej ilości dokumentów. O ile obcowanie z kilkudziesięcioma dokumentami, do których ciągle się wraca nie sprawia większych problemów, to prawdziwa zabawa zaczyna się, gdy dokumentów jest kilkaset i więcej. Zapanowanie nad taką ilością materiałów nie należy do najłatwiejszych (a już na pewno nie najprzyjemniejszych) zadań. Perspektywa wpisywania takiej ilości danych do jakiegokolwiek programu jest niesamowicie zniechęcająca. Nie musząc więc katalogować dokumentacji, wystarczające wydaje się stworzenie odpowiedniej struktury folderów (drzewa) i przyjęcie jednolitego i równcześnie możliwie przejrzystego nazewnictwa plików.

    Z racji przyzwyczajenia nie szukałem nigdy alternatywnych rozwiązań, co nie oznacza, że jakaś forma automatyzacji pracy byłaby dużym ułatwieniem. Czy Citavi i w takiej sytuacji ułatwi pracę?

    • To zależy. Po pierwsze od tego czy tę dokumentację musisz cytować w pisanych tekstach. Jeśli tak – warto spróbować z Citavi. Jeśli nie, to drugą kwestią jest możliwość zautomatyzowania, tzn czy są to książki/dokumenty z nadanym np. nr ISBN. Jeżeli dokumenty mają numer, wprowadzenie ich w system nie potrwa długo, z kolei wpisywanie wszystkiego ręcznie (o ile nie potrzebujesz cytowań) przynajmniej mi wydaje się jednak nie najlepszym pomysłem na spędzenie wolnego czasu :) Trzecie pytanie to jak często do nich wracasz – czy są to dokumenty wykorzystywane w jednym projekcie, czy pracujesz z nimi regularnie. Jeżeli regularnie, Citavi (lub inny menedżer bibliografii) bedzie pomocne choćby dzięki możliwości szybkiego otwierania pdfów wprost z programu czy ułatwieniu wyszukiwania ich np. po słowach kluczowych. Nazwa pliku przestaje być wtedy tak istotna.

      Katalogi z kategoriami sprawdzają się nieźle o ile możliwe jest stworzenie czytelnego systemu folderów – u mnie sporo tekstów pasuje do kilku, często rożnych kategorii, a z założenia nie chcę duplikować plików.

      Daj znać o ile zdecydujesz się przetestować rozwiazanie z menedżerem bibl. :)